26.1 Tetikleyici, İşlem ve Durma Koşulu
Otomasyon, belirli bir olay gerçekleştiğinde tanımlanmış işlemlerin yürütülmesidir. Form gönderilmesiyle teşekkür mesajı oluşturulması ve satış sorumlusuna görev açılması buna örnektir.
Her akışta üç konu yazılmalıdır:
- Hangi olayla başlayacak?
- Hangi işlemleri yapacak?
- Hangi durumda duracak veya değişecek?
Kişi yanıt verdiğinde, randevu kesinleştiğinde veya iletişimden vazgeçtiğinde devam eden genel mesajların durması gerekebilir.
26.2 Örnek Randevu Akışı
Görüşme talebi alındığında önce kayıt oluşturulur. İlgili satış sorumlusuna görev atanır. Ziyaretçiye talebinin alındığı bildirilir.
Saat doğrulandığında kesin görüşme bilgileri paylaşılır. Fuar yaklaşırken uygun bir hatırlatma yapılır. Görüşme sonrasında ise kayıt durumu güncellenir ve ilgili takip başlatılır.
Bu akışta talep ile kesinleşmiş randevu ayrı tutulmalıdır. İnsan onayı gerektiren aşama otomatik olarak tamamlanmış gösterilmemelidir.
26.3 Hata ve Çakışmaları Önlemek
Bir kişinin birden fazla form doldurması, aynı mesajı tekrar tekrar almasına neden olmamalıdır. Mevcut kayıtla eşleştirme ve tekrar kontrolü düşünülmelidir.
Otomasyonlar test kayıtlarıyla denenmelidir. Yanlış kişiye görev açılması, eski katalog gönderilmesi ve iptal edilen görüşmeye hatırlatma yapılması gibi durumlar kontrol edilmelidir.
Otomasyonun sahibi belli olmalıdır. Çalışıyor görünmesi, düzenli kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
Uygulama sırası ve sektör örneği
Otomasyonu önce kâğıt üzerinde olay, koşul, işlem ve durma noktasıyla çizin. Form geldiğinde kayıt açılması, sorumlu atanması ve ziyaretçiye bilgi verilmesi örnek bir akıştır. Randevu kesinleşmesi gibi insan değerlendirmesi gereken aşamaları ayrı tutun.
Bir teknik görüşme talebinde ülke veya ürün grubuna göre uygun kişiye görev açılabilir. Ancak eşleşmeyen bir kayıt için de genel sorumlu bulunmalıdır. Sistem hiçbir gruba uymayan başvuruları görünmez bırakmamalıdır.
Sık hata ve karar kontrolü
Otomasyonun yalnızca normal senaryosunu denemek yeterli değildir. Aynı kişinin tekrar başvurması, randevuyu iptal etmesi, dil alanının boş olması ve iletişimden vazgeçmesi gibi durumlar da kontrol edilmelidir. Bir akış durduğunda sorumlu kişiye nasıl haber verileceği belirlenmelidir.
Kontrol: Tekrarlı mesaj riski var mı? Yanıt geldiğinde genel seri duruyor mu? Hatalı kayıtlar izleniyor mu? Kullanılan belge ve bağlantılar güncel mi?